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Time Blocking: Wie die produktivsten CEOs ihre Aufgaben schaffen

Time Blocking (Foto: Typographische Letter in einer hölzernen Box)

Kurzfassung: Außergewöhnlich erfolgreiche und produktive Menschen leben nicht von der To-do-Liste, sondern von ihrem Kalender. Time Blocking bedeutet, nicht nur Termine, sondern auch Zeit für Projekte und Aufgaben einzuplanen, in sogenannten Zeitblöcken. Dadurch schaffst du mehr, bist weniger gestresst und setzt klare Prioritäten. Plane deine Tage rückwärts, um sicherzustellen, dass du bestimmte Ergebnisse erzielst. Fasse gleichartige Aufgaben zu einem Zeitblock zusammen, um sie in einem Rutsch zu erledigen. Und plane auch Pausen und ggf. Freizeit ein.

Deine To-do-Liste ist eine Illusion. Sie spiegelt dir vor, dass du die Aufgaben, die auf ihr stehen, auch tatsächlich erledigen wirst. Aber eine Studie bestätigt, was wir alle insgeheim schon immer wussten: 41 % der Aufgaben auf einer To-do-Liste werden niemals erledigt. Zum Glück gibt es dafür eine Lösung: Time Blocking.

Time Blocking bedeutet, dass du nicht nur deine Termine, sondern auch deine Aufgaben im Kalender terminierst. Was nach Micro-Management klingt, ist tatsächlich außergewöhnlich einfach und erfolgversprechend.

1. Die Vorteile des Time Blocking

Laut Kevin Kruse zeichnen sich die produktivsten Menschen dadurch aus, dass sie eine Methode wie Time Blocking einsetzen:

I asked over 200 highly successful entrepreneurs what their number one secret was to productivity, and nobody mentioned a to-do list. Productive people live from their calendar, not a task list. Kevin Kruse

Doch Time Blocking sorgt nicht nur dafür, dass Aufgaben tatsächlich erledigt werden. Allein das wäre schon Grund zur Freude genug. Die Methode bringt noch weitere Vorteile mit sich:

  • Weniger Stress und Nervosität: Stress kommt nicht ausschließlich daher, dass wir von Termin zu Termin hetzen. Die Gesamtsituation, in der wir uns befinden, kann schon ausreichen, damit wir uns gestresst fühlen. Durch Time Blocking geben wir unserem Tag eine klare Ordnung und können uns sicher sein, dass wichtige Dinge rechtzeitig erledigt werden. Dadurch haben wir weniger Gründe, nervös und ängstlich zu sein, was unsere Zukunft angeht. Eine To-do-Liste ist zu unverbindlich, um denselben Effekt zu erreichen. Sie ist nur eine Gedankenstütze.
  • Klare Prioritäten: Durch das Blocken müssen wir uns über unsere Prioritäten klar werden. Auf eine To-do-Liste kann man viel schreiben, dort herrscht Gleichberechtigung. Aber der Kalender bietet nur wenig Platz und eine sorgfältige Abwägung der eigenen Prioritäten wird unabdingbar.
  • Bessere Konzentration: Wer von der To-do-Liste lebt oder von der Hand in den Mund, der wird sich immer wieder Ablenkungen ausgesetzt sehen. Eine klare Planung schützt unsere Konzentration, die heute so fragil erscheint wie nie zuvor. Allerdings nur, wenn wir unseren Kalender gegen äußere Einflüsse verteidigen.
  • Weniger Prokrastination: Es gibt viele Ursachen für Prokrastination und ein Kalender ist kein Heilmittel für alle Formen. Wer aber immer wieder dazu neigt, Aufgaben aufzuschieben, sollte mit Time Blocking zumindest den ersten Schritt in die richtige Richtung wagen. Das kann bereits der entscheidende sein, gerade für Menschen die bislang ihre Aufgaben eher nach Lust und Laune ausgewählt haben.
  • Praktisches Batching: Schon im 15. Jahrhundert wurden in Venedige Schiffe am Fließband gefertigt – lange vor Henry Ford. Auch ohne Fabrik kannst du dir die Vorteile der Fließbandarbeit durch Time Blocking zunutze machen: Indem du mehrere ähnliche Aufgaben gruppierst und unmittelbar hintereinander erledigst, wirst du schneller fertig als wenn du permanent deinen Arbeitsbereich änderst.
  • Bessere Zeiteinteilung: Am Anfang wird es dir vermutlich gehen wie fast allen: Die Blöcke sind entweder viel zu groß oder viel zu klein für die Arbeit, die du dafür festgesetzt hast. Das ist nicht weiter schlimm, denn durch die regelmäßige Anwendung dieser Technik wirst du immer besser darin werden, die benötigte Zeit einzuschätzen. Das hilft auch beim Schreiben von Angeboten und privaten Projekten.
  • Deutliche Begrenzung: Laut dem Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit in dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Das bedeutet: Betreibst du Planung mit offenem Ende, ereilt deine Aufgaben das gleiche Schicksal. Time Blocking setzt deinen Aufgaben Grenzen – die Ergebnisse werden deshalb aber nicht schlechter. Ganz im Gegenteil.
  • Beruhigender Rückblick: Wir merken uns so viel leichter, was wir nicht geschafft haben, als das, was wir geschafft haben. Das besagt der Zeigarnik-Effekt. Durch die Zeitblöcke hast du nun allerdings einen Überblick über alles, was du in der Vergangenheit erledigt hast. Und das entlastet psychologisch ungemein.
  • Weniger Entscheidungen: Mark Zuckerberg trägt immer dasselbe T-Shirt. Und Barack Obama nur einen von wenigen verschiedenen Anzügen. Warum? Weil sie ihre Zeit sinnvoller verbringen wollen als mit sinnlosen Entscheidungen. Für das Time Blocking musst du zwar ebenfalls Entscheidungen treffen, aber nur einmal und schnell – und nicht über den ganzen Tag verteilt. Das raubt dir deutlich weniger Energie.

Wie funktioniert Time Blocking? (Grafik: Zwei Spalten eines Kalenders, links nur Termine, rechts zusätzlich Aufgaben und Projekte)

2. Wie das Time Blocking funktioniert

Im Prinzip ist das Time Blocking eine sehr simple Technik, bei der es dennoch einiges zu beachten gibt, wenn sie funktionieren soll. Halte dich an die folgenden Schritte, um den Erfolg der Methode merklich zu erhöhen.

a) Plane rückwärts

Die beste Planung behält stets das Ende in Sicht. Mit welchem Zeitraum auch immer du anfängst – Jahre, Monate, Wochen oder Tage –, beginn immer am Ende.

Diese Technik nutze ich für nahezu jeden Plan, den ich mache, und das schon seit mindestens 10 Jahren, und sie funktioniert hervorragend. Die Rückwärtsplanung ändert deine Perspektive, weil sie vom Ergebnis aus denkt. Dadurch lässt du eher Teilaufgaben weg, die unwesentlich für die Erreichung eines Zieles sind.

b) Die Monatsplanung

Grundsätzlich spielt es keine Rolle, welchen Zeitraum du für deine Planung wählst. Es ist jedoch sinnvoll, wenigstens einen Monat im Voraus eine grobe Planung zu machen, damit die Aufgaben, die für morgen in deinem Kalender stehen werden, auf ein konkretes Ziel hinauslaufen.

Beginn deshalb damit, den vor dir liegenden Monat zu planen. Es ist nicht nötig, bis zum 1. des folgenden Monats zu warten. Plane entweder nur die restlichen Wochen, sofern es wenigstens noch zwei sind, oder plane die folgenden fünf bis sechs Wochen. Alles andere führt bloß zu Prokrastination.

Setze dir Ziele für diesen Monat und teile diese Ziele in Teilziele auf, die du gleichmäßig auf die Wochen verteilst.

Schreibe diese Ziele in deinen Terminplaner, z.B. auf den Rand oder füge ein ganztägiges Ereignis am Montag der jeweiligen Woche bei digitalen Kalendern hinzu.

c) Die Wochenplanung

Nun, wo jede Woche mit mindestens einem Ziel versehen ist, kannst du diese Ziele in wieder kleinere Ziele aufteilen und den einzelnen Tagen zuordnen.

Wenn du feststellst, dass sich die Ziele nicht mehr einteilen lassen, waren sie womöglich von vornherein zu klein gewählt. Vielleicht hast du unterschätzt, was du in einem Monat schaffen kannst. Geh in diesem Fall zurück auf Los und korrigiere die Monatsplanung.

d) Die Tagesplanung

Das eigentliche Time Blocking geschieht erst in der Tagesplanung. Diese fertigen wir üblicherweise nur für den aktuellen Tag an oder, wenn du abends planst, für den folgenden Tag.

Auch hier gilt: Wir betreiben Rückwärtsplanung. Das heißt, wir planen zuerst ein, was unmittelbar vor unserem Feierabend erledigt werden soll.

Brich deine Ziele nun auf konkrete Aufgaben herunter und trag sie in deinen Kalender ein. Durch die Start- und Endzeit bist du gezwungen, dich zumindest vorerst festzulegen und eine realistische Einschätzung der benötigten Zeit abzugeben.

Achte darauf, dass Zeitblöcke nicht größer sind als 90 Minuten, da hier bei den meisten Menschen die Konzentration nachlässt. Manche planen sogar in 5-Minuten-Blöcken, aber das ist verständlicherweise nicht jedermanns Sache.

3. Tipps für das Time Blocking

Das grundlegende Prinzip des Time Blocking anzuwenden, sollte dir bereits helfen, die eigene Produktiviät spürbar zu erhöhen. Dein Tag verläuft jetzt anhand einer Richtschnur, die du allerdings flexibel anpassen kannst, sollte etwas dazwischen kommen.

Trotzdem möchte ich dir noch ein paar Ratschläge mit auf den Weg geben, die dir helfen werden, noch mehr aus dieser Methode herauszuholen.

a) Sammle ähnliche Aufgaben

Indem du ähnliche Aufgaben sammelst, kannst du von der Technik des Batching profitieren.

Batching ist nichts anderes als Fließbandarbeit. Anstatt einzelne Aufgaben oder Projekte Schritt für Schritt fertigzustellen, erledigst du zuerst alle Aufgaben gleicher Art.

Angenommen, du musst Diagramme für eine Präsentation erstellen. Es ist effizienter, wenn du ohnehin schon im Grafikprogramm bist, gleich alle Diagramme zu erstellen, die du benötigst, anstatt zwischen Schreiben und Gestalten hin- und herzuspringen.

Etwas Ähnliches wird auch gerne beim Schreiben generell empfohlen: Kümmere dich um die Formatierung erst dann, wenn du mit dem Schreiben fertig bist, selbst wenn du bereits Fehler entdeckst. Schreibe ununterbrochen an einem Stück durch – und dein erster Entwurf lässt nicht lange auf sich warten.

Das Hin- und Herspringen kann deine Konzentration mindern, der Wechsel von einem Arbeitsbereich in den anderen und zurück kostet zudem Zeit, die man einsparen kann.

b) Termine, große Brocken, kleine Brocken

Es gibt durchaus sinnvollere und weniger sinnvolle Reihenfolgen bei der Planung der einzelnen Bausteine.

Bevor du mit dem Time Blocking beginnst, solltest du sicherstellen, dass alle ausstehenden Termine in deinen Kalender eingetragen sind – selbst wenn du sie verschieben könntest. Nur so weißt du, wie viel Raum du zur Verfügung hast und wo du vielleicht Platz schaffen musst.

Erst nach den feststehenden Terminen trägst du zunächst die großen Brocken ein, anschließend die kleinen.

Bei Vorträgen zum Thema Zeitmanagement, die in den 90ern hängen geblieben sind, wird dieses Prinzip immer gerne anschaulich demonstriert. Der Vortragende füllt ein Gefäß zunächst mit Wasser, Sand, Kies und versucht dann, die größeren Steine darin unterzubringen. Er stellt fest: Es passt nicht.

Dann versucht er es umgekehrt und bemerkt: Liegen die großen Steine erst einmal an ihrem Platz, suchen sich Kies, Sand und Wasser ihre Plätze in den Zwischenräumen.

Ob man diese Live-Präsentation nun braucht oder nicht – an dem Grundsatz ist etwas dran. Geh in dieser Reihenfolge vor und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass die wichtigen Aufgaben ihren Platz bekommen – und für den Rest auch noch Zeit übrig bleibt.

c) Plane Pausen und Freizeit an

Abhängig davon, wie deine Lebensvorstellung aussieht, mag es dich nicht motivieren, dass der ganze Tag ausschließlich mit Arbeit gefüllt ist.

Es ist deshalb durchaus sinnvoll, bereits Freizeitaktivitäten beim Time Blocking zu berücksichtigen. Dadurch sorgst du nicht nur dafür, dass sie am Ende nicht untergehen, du hast auch den ganzen Tag vor Augen, worauf du dich freuen kannst.

In jedem Fall sollten Pausen ihren Weg in deinen Kalender finden. Und damit meine ich nicht, etwas Platz frei zu lassen. Es gibt keinen freien Platz. In kürzester Zeit wird er belegt sein. Ganz von allein.

Ohne Pausen wird deine Produktivität allerdings stark eingeschränkt werden. Deine Konzentration und Leistungsfähigkeit sinken. Mal abgesehen von den orthopädischen Problemen, die sich stellen.

Time Blocking, Kreative, Flexibel (Foto: Kaffeebecher mit der Aufschrift "Begin." auf einem Holztisch)

4. Planen unter schwierigen Umständen

Jedes Leben ist anders und trotzdem stecken wir oft in ganz ähnlichen Situationen.

Für ein paar besondere Fälle oder Zweifel sind hier noch ein paar weitere Dinge, die du bedenken solltest.

Problem 1: Ich kenne meine Aufgaben noch nicht so weit im Voraus

Ob bei der Monats- oder sogar der Tagesplanung, oft werden uns Aufgaben nicht so weit im Voraus mitgeteilt. Das nutzen wir dann gerne als Ausrede, um vom Planen ganz abzusehen.

Doch auch wenn Aufgaben noch nicht feststehen, in der Regel sind die Ziele klar und die genügen für die langfristige Planung erst einmal.

Bei der Tagesplanung ist es schwieriger, du kannst aber jederzeit Zeitblöcke für Projekte festlegen. Wenn dir konkrete Aufgaben erst im Laufe des Tages mitgeteilt werden, planst du keine Aufgaben ein, sondern blockst Zeit für das gesamte Projekt. So ist sichergestellt, dass Zeit dafür zur Verfügung steht.

Diese Technik kann auch generell angewendet werden, selbst wenn die Aufgaben klar sind. Probier aus, was für dich funktioniert.

Problem 2: Ich muss immer flexibel bleiben, Planung passt nicht zu mir

Sieh Time Blocking nicht als festes Muster an, dem du strikt folgen musst. Plane die Aufgaben am Morgen einfach so, wie du sie am wahrscheinlichsten erledigen kannst.

Sollte sich etwas ändern, kannst du darauf reagieren – dann, wenn es tatsächlich soweit ist. Bis dahin wirst du aber deutlich produktiver sein, wodurch es dir wiederum leichter fallen wird, auf Unvorhergesehenes zu reagieren.

Eine Änderung am Zeitplan sollte nichts sein, was dich aus der Ruhe bringt. Keinen Zeitplan zu haben hingegen schon.

Problem 3: Ich bin ein kreativer Mensch, Planung behindert mich bloß

Das Argument einiger Künstler ist, dass Planung sie in ihrem künstlerischen Prozess beeinträchtigt. Was auf den ersten Blick nachvollziehbar klingt, ist auf den zweiten weniger überzeugend.

Dagegen spricht vor allem, dass die meisten der großen Künstler sogar sehr akribisch geplant haben. Es ist verhältnismäßig unwahrscheinlich, auch als Künstler oder Kreativer Erfolg zu haben, wenn man in den Tag hineinlebt und auf Inspiration wartet.

Erst durch Planung ist es möglich, überhaupt kreativ zu sein. Nur dann sind unumstößliche Zeiten in deinem Kalender vorgesehen, zu denen du dich wirklich und ernsthaft mit dem künstlerischen Prozess auseinandersetzen kannst.

Denn dass Künstler eine plötzliche Eingebung haben und sie anschließend nur umsetzen müssen, ist ein Märchen. Erfolgreiche Künstler haben hart an ihren Werken gearbeitet, indem sie vorher hunderte oder tausende Versuche gestartet haben. Sie haben etwas konkret gemacht anstatt zu warten. Und das war nur möglich, weil sie für diesen Prozess Zeit eingeräumt hatten.

Eine gute Planung sorgt außerdem dafür, dass alle nicht-kreativen Aufgaben ebenfalls erledigt werden und der Tag einer gewissen Struktur folgt. Dadurch reduzierst du Nervosität, Ängste und Stress, wodurch der künstlerische Prozess üblicherweise leichter und ertragreicher wird. Ja, als Künstler muss man emotional dort hingehen, wo es wehtut – aber bewusst und nicht, weil das Kartenhaus über einem zusammenbricht.

Problem 4: Es lohnt sich nicht, alles in den Kalender einzutragen

Wenn dir Time Blocking zu viel Micro-Management bedeutet, dann halte dich an einen meiner vorigen Tipps und plane Zeit für Projekte oder Ziele ein statt konkrete Aufgaben einzutragen.

Und manche Dinge musst du möglicherweise gänzlich streichen. Denn wenn es sich nicht lohnt, Zeit für etwas einzuplanen, lohnt es sich meist auch nicht, es zu erledigen.

Sollte eine Aufgabe so klein sein, dass sie nur wenige Minuten deiner Zeit benötigt, dann hätte sie ohnehin weder auf die To-do-Liste noch auf den Kalender gedurft – sie hätte sofort erledigt werden müssen, als sie angefallen ist.

Problem 5: Was soll ich tun, wenn andere meine Zeitblöcke ständig durcheinander bringen?

Wenn du das Gefühl hast, dass dein Terminkalender nur der Spielball für Kollegen und Vorgesetzte ist, dann wirst du lernen müssen, ihn gegen äußere Einflüsse zu verteidigen.

Das mag kontrovers sein, immerhin haben wir oft nicht die Wahl, "Nein" zu sagen. Manchmal ist das schlichtweg tatsächlich nicht möglich. Doch zu anderen Zeiten können wir zumindest verhandeln und einen Kompromiss finden. Und in anderen Fällen können wir tatsächlich "Nein" sagen, würden wir uns bloß trauen.

Groß wird das Problem vor allem dann, wenn du den Eindruck erweckst, flexibel auf alles reagieren zu können. Wenn du derjenige bist, den man immer sofort für jede Aufgabe gewinnen kann, hast du es unnötig schwer.

Es kann helfen, die Zeitblöcke nicht im Büro abzuarbeiten, sofern das in deiner Situation möglich ist. Gerade bei öffentlichen Kalendern kannst du einfach einen Termin mit einem fiktiven Kunden eintragen und auswärts in einem Hotel oder Café arbeiten.

Wer diese Option nicht hat, dem hilft vielleicht ein klärendes Gespräch. Wenn du nachvollziehbar vermitteln kannst, dass du auf diese Weise mehr schaffst und zuverlässigere Arbeit leistest, sollte jeder halbwegs vernünftige Chef daran interessiert sein, dir entgegenzukommen. Oder es ist an der Zeit, das nächste große Projekt "Jobwechsel" zu planen.

Fazit

Wenn du willst, dass etwas erledigt wird, plane es ein. Nicht auf deiner To-do-Liste, sie ist eher eine Art Backlog an Möglichkeiten, die dir offenstehen. Nein, alles, was du tun musst, sollte in deinem Kalender stehen. Denn erst dann wird es verbindlich. Dann wird es erledigt.

Erst durch Methoden wie das Time Blocking konnten Personen wie Bill Gates oder Elon Musk (Elon plant sogar in 5-Minuten-Blöcken) das erreichen, wofür sie heute berühmt sind.

Selbst wenn du glaubst, dass das überhaupt nichts für dich ist – es auszuprobieren hat nach neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen noch niemanden umgebracht.

In diesem Beitrag werden Werke der folgenden Urheber verwendet:

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Alexander Hetzel

Alexander Hetzel hat THEEEQ gegründet, weil er immer noch nach dem effizientesten Weg sucht, um dutzende Zimmerpflanzen am Leben zu erhalten. In der Nacht kämpft er gegen Spinnweben und leitet Gladspring, eine Strategieberatung für exklusive Marken.

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